Saiba o que sua empresa precisa para realização de um evento.
Organizar um evento requer muito planejamento e organização. É a partir dele que uma empresa pode realizar um release de um produto ou serviço, por exemplo.
Realizar um evento traz visibilidade para a empresa e influência na forma como o público passa a vê-la. Portanto, ele serve para disseminar conhecimento e para ser uma rede de networking.
Siga o passo a passo abaixo para a sua organização realizar um evento!
- Organização pré-evento
É preciso de muita organização e planejamento para que um evento saia com os objetivos desejados conquistados. Por ser um projeto de grande escala, com um grande número de informações, é necessário um produtor organizado para acompanhar sua equipe de perto.
Selecionar uma equipe para o evento é de extrema importância, com profissionais diversos para as várias tarefas. Exemplo: ter um relações-públicas, algum publicitário, alguém para as finanças, etc. Eles devem ser responsáveis, confiáveis e comprometidos com o projeto.
A fase de planejamento é vital, tornando-se crucial para o bom sucesso do projeto. Essa fase só é possível quando se tem o objetivo do evento bem definido.
Para isso é possível criar uma persona do evento e de seu público. Perguntas como: “onde minha empresa quer chegar com esse evento?” e “quem serão os participantes e quais serão suas demandas?” ajudam a visualizar mais o corpo do projeto.
A partir disso, será definida a melhor estratégia para o evento. Imprevistos são comuns, mas tendo tudo bem organizado e planejado, as circunstâncias inesperadas são mais difíceis de acontecer, e caso aconteçam, são mais passíveis de mudança.
Com a pandemia da Covid-19, os eventos foram adaptados para forma online, assim, atualmente é muito viável fazer um evento com grande sucesso virtualmente. Desta forma, um dos pontos a se pensar é quanto ao formato do evento. Será presencial? Então é necessário pensar em toda logística (local, comes e bebes, ingressos físicos, etc). Será virtual? Não terá limitação física de participantes, mas deve-se pensar na transmissão, na plataforma e em equipamentos de qualidade que não prejudiquem a transmissão do evento.
Planeje a data do evento. Pense no que será o melhor para o seu público. Dependendo do formato do evento, verifique o ambiente escolhido (a temperatura prevista e a segurança dos participantes, por exemplo).
Com o planejamento em andamento é preciso estabelecer exatamente quais serão os gastos essenciais, como energia; microfones; equipe. Caso sobre algum valor, é possível criar um merchandising oficial do evento. Assim, é definido o orçamento do projeto. Todo evento tem um custo. Os ingressos são formas simples de obter renda, mas eles serão gratuitos ou pagos? Caso pagos, cobrirá todo o custo do evento ou parte dele? Caso gratuito, como a organização terá dinheiro para realizar o projeto? Patrocinadores e apoiadores são estratégias para ter verba e materiais para o evento.
Tendo definido o orçamento e o que será preciso para o evento, deve-se fazer a cotação com fornecedores confiáveis. Saber quem é a empresa no mercado, quais produtos ela poderá oferecer e qual é o prazo para isso são situações fundamentais.
Finalizando a etapa pré-evento, a divulgação é uma parte essencial para se obter sucesso. Para isso, deve-se pensar nos palestrantes e ver quais confirmaram a presença para que se obtenha maior visualização na hora da divulgação. O processo consiste em promover seu evento via canais de comunicação, utilizando mídias sociais oficiais da empresa ou do próprio evento, por exemplo.
Por fim, teste todos os aparelhos que estarão no dia, como microfones, internet, iluminação, etc.
- Durante o evento
Após todo planejamento inicial, a maior preocupação é a de dar a melhor experiência para todos os participantes.
Por meio de uma programação clara e detalhada do que deverá acontecer em cada hora do evento, é possível verificar de tempos em tempos se tudo está ocorrendo como o planejado.
Ter comes e bebes é outra maneira de deixar todos os convidados à vontade e tornar o evento mais memorável para eles.
Também é necessário ter alguém responsável pelo evento circulando pelo ambiente, ele deve ser acessível para eventuais dúvidas e informações, tornando o evento mais fluido e sem confusões.
- Pós-evento
Com o término do evento, é preciso ter algum contato com os palestrantes e participantes a fim de coletar feedbacks para entender o quanto o projeto agregou a eles.
Faça o balanço das finanças para ver quanto seu planejamento pré-evento funcionou e não deixe de gerar certificados aos palestrantes e aos participantes (caso seja um evento passível disso). Isso tudo pode facilmente torná-los clientes de próximas edições.
E aí, a sua empresa conseguiria realizar um evento?
Em suma, uma empresa precisa ser bem organizada e ter um ótimo planejamento pré-evento para que ele tenha chances de ter um bom resultado. Não se esqueça de ser bem prestativo no dia do evento e de manter contato com os participantes no pós-evento.