Os eventos on-line eram importantes antes da pandemia, mas após a mesma, essa tendência se tornou ainda mais crescente e assertiva.
Pensando nos benefícios, como eles, a possibilidade de alcançar maiores públicos, não possuindo uma barreira geográfica, além do menor custo no orçamento tanto para os que promovem quanto para os que participam do evento, sem contar no benefício de assistir alguma palestra, adquirir conhecimento, se divertir, no conforto da sua casa fez com que essa modalidade se tornasse tão crescente no mundo corporativo, principalmente.
Ainda que seja mais prático, o evento online necessita de diversas tarefas que devem ser realizadas previamente. Por isso, confira abaixo algumas dicas de como organizar seu evento online de uma forma mais prática e assertiva!
Organização
Para promover um evento online, você deve se antecipar e se organizar, com antecedência. Perguntas como: Qual o objetivo? Como irá funcionar? Palestrantes que irá convidar? Possíveis empresas que patrocinariam este evento? Qual plataforma utilizar? Data? Horários? Valor? Tudo isso deve ser visto com muita antecedência. Essa etapa é crucial para o sucesso do evento.
As plataformas Trello e Asana podem ajudar muito na parte de planejamento do evento.
Criar o objetivo do evento
Todo o evento, ele se torna um tipo de investimento, seja ele de conhecimento, de tempo. Dessa forma todo tipo de evento deve possuir seu objetivo bem estabelecido. Nessa etapa, várias perguntas devem ser feitas, como por exemplo: Qual público atingir? Quais pautas serão abordadas durante o evento? É um tema que está em alta?
Nessa etapa as métricas se fazem muito importantes, é muito bom anotar tudo que for possível e encontrar resultados. Uma boa forma de encontrar esses resultados seria realizando uma pesquisa.
Definir a modalidade do evento
Essa etapa é muito importante já que deve-se pensar se o evento será gratuito ou pago.
É claro que, em eventos pagos, o público espera conteúdos mais aprofundados e uma qualidade melhor. Já em eventos gratuitos, deve-se pensar muito na parte de patrocinadores, para conseguir suprir os custos orgânicos do evento e entregar um conteúdo de qualidade para os espectadores.
Outra coisa importante é definir a forma de transmissão desse evento: Será ao vivo? Será gravado? Será parte desse evento gravado e um dia ao vivo? É claro que na opção gravada, existe a possibilidade de uma melhor organização e otimização do tempo, contudo perde-se a parte da espontaneidade do ao vivo, as perguntas e interações.
A escolha dependerá da organização do evento, do tema e de como o público se organiza para assistir.
Escolha da plataforma
Essa etapa também se faz muito importante, já que a plataforma pode mudar tudo no evento!
Para otimizar o evento, deve-se pensar no estudo das plataformas disponíveis no mercado, já que algumas possuem funcionalidades que outras não possuem.
Outra coisa que deve ser considerada são as opções pagas das plataformas. Já que, versões premiums sempre entregam conteúdos melhores do que as versões convencionais.
Porém, a questão de pagar uma plataforma deve estar alinhada com o tipo do evento: Gratuito ou pago, já que , sendo gratuito, será mais um gasto para o orçamento.
Abaixo, confira algumas plataformas onlines de gestão de eventos!
- Sympla
- 4events
- MobLee
- Evernote
Divulgação nas redes sociais
As redes sociais são ferramentas coringas para qualquer divulgação.
Dessa forma, criar uma página para o evento se torna crucial para o sucesso do mesmo! A melhor maneira de se organizar e colocar todas as informações que seu público precisa saber é realizando um planejamento, criando um cronograma de postagens desde o início das primeiras demandas até o processo de pós evento.
Outra etapa importante é identificar onde seu público mais consome conteúdo: No Instagram? No Twitter? No Tik Tok? Para assim, criar estratégias assertivas em cada rede social.
Por isso o cronograma de postagens é tão importante e está relacionado com o sucesso do evento. Já que, criando legendas, temas e postagens antecipadamente, existe uma maior chance da sua divulgação alcançar ainda mais pessoas.
O pós evento é importante!
O evento não acaba quando se finaliza! O pós evento é uma das etapas mais importantes para o sucesso do evento e de futuros.
O feedback após do evento é crucial, saber o que as pessoas que participaram do evento acharam, norteiam próximos eventos e demonstra se o mesmo está no caminho certo ou não.
Agradecer todos os participantes, os patrocinadores, apoiadores e todos que estiveram no evento, faz com que haja uma conexão e uma rede de empresas e pessoas que se pode contar para futuros eventos.
Além disso, outra estratégia seria disponibilizar o conteúdo gravado, para que os participantes consultem, ainda mais se estiver promovendo para conseguir mais clientes e participantes desse evento.
Outro ponto crucial é divulgar, nas redes sociais, o que rolou no evento, no sentido de destacar os acontecimentos mais importantes ou divulgar qualquer novidade, bate-papo, descontração que tenha sido exposta. Isso atrai muito a atenção, mesmo no pós evento.
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